Visant la promotion d’un produit, la communication de la stratégie ou la modification d’un comportement interne, organisation événement entreprise est un moment privilégié pour réunir les collaborateurs et les salariés. Comme l’enjeu est majeur, la planification doit être correctement établie. D’ailleurs, elle ne se limite pas uniquement aux réunions, mais s’étend également aux réceptions. Découvrez alors dans ce guide, les étapes incontournables à suivre pour réussir un événement professionnel.
Organisation événement entreprise : les différents types d’événements
Des conférences aux séminaires, en passant par les team-buildings et les journées d’excursions, les événements professionnels sont très nombreux. Ils peuvent être regroupés en trois catégories :
Les micro-événements
Ils réunissent moins de 100 personnes et se déroulent souvent sous forme de réunions ou de sessions de formation. Les micro-événements sont qualifiés d’événements simples. Toutefois, un séminaire qui réunit quelques cadres d’entreprise, est aussi considéré comme un micro-événement et dans ce cas, l’organisation est plus compliquée. Quoi qu’il en soit, l’expertise d’un traiteur evenementiel luxe paris est requise.
Les événements de taille moyenne
Sont considérés comme tels, les conférences réunissant 1000 délégués ou les sommets des dirigeants. Ces événements font souvent intervenir la technologie et se terminent par une soirée de divertissement ou une réception.
Les événements de grande envergure
Ils se déroulent généralement pendant plus d’une journée et nécessitent une parfaite organisation des détails, tels que la réservation des chambres, des dîners et des cérémonies. Les congrès d’entreprise sont, par exemple, considérés comme des événements de grande envergure. En plus du traiteur gastronomique paris, d’autres prestataires en organisation d’événements, peuvent être sollicités.
Définir un budget
Cette étape préliminaire vous aidera à définir la dimension de l’événement. En effet, le montant disponible influe sur le choix du lieu, du nombre d’invités, des intervenants, de l’animation et de la technologie. Le budget doit aussi bien inclure les dépenses que les recettes provenant des sponsors et des exposants.
Comme base de référence, vous pouvez choisir un événement similaire qui s’est déroulé auparavant. Toutefois, n’oubliez pas de tenir compte de l’inflation et des besoins spécifiques de l’événement à venir. Cette référence vous aidera également à évaluer les tarifs des prestataires.
L’objectif de l’événement
C’est une question importante lors de l’organisation d’un événement. En sachant précisément les résultats attendus, il vous sera plus facile de planifier les détails. Les objectifs d’un événement sont variés. On peut citer :
- La promotion d’une marque ou d’un produit
- L’augmentation de la notoriété et de la visibilité
- La communication de la stratégie commerciale
- Le lancement d’un nouveau produit
Plus tôt vous comprendrez les objectifs, plus vite vous pourrez mettre en place des indicateurs pour suivre les résultats et choisir les participants susceptibles de vous aider à les atteindre.
Trouver le lieu
Le choix du lieu se rapporte aussi bien à l’objectif qu’au budget alloué à l’événement. Parmi les critères importants pour le choisir, il y a :
- La capacité d’accueil : assurez-vous de trouver un lieu qui puisse accueillir tout le monde dans les meilleures conditions.
- La disponibilité des matériels : permet de simplifier l’organisation
- L’accès au lieu : pour garantir le confort des collaborateurs
- Le parking et la proximité des transports en commun
- Les hébergements : surtout utiles pour les événements de grande envergure.
Communiquer
La communication d’un événement dépend à la fois de sa forme, du nombre de participants et de l’audience ciblée. Le plus important est de s’assurer que les convives reçoivent l’invitation à temps, idéalement à un mois avant le jour J. La communication peut se faire via différents canaux, comme les mails et les réseaux sociaux. En outre, durant l’événement, il est possible de partager des lives sur des médias pertinents pour faire vivre le moment aux personnes qui n’ont pas pu répondre présentes.
Choisir un traiteur
Le traiteur s’attelle principalement à l’organisation de la réception. C’est pourquoi, il convient de choisir le meilleur. Voici quelques critères à considérer pour ce faire :
La réactivité
Un bon traiteur est à l’écoute des besoins de ses clients.
La flexibilité
Il doit s’adapter à chaque demande spécifique et proposer des idées pour parfaire les réceptions.
La dégustation
Le traiteur haut de gamme propose toujours une séance de dégustation pour permettre à ses éventuels clients de se faire une idée précise du goût de ses plats.
Pourquoi choisir 6em Sens pour un événement haut de gamme à Paris ?
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